Atividade "investigação documental" no CEDOC

Atividade realizada no dia no dia 11/05 no CEDOC, na qual foi feira uma investigação dos documentos pertinentes ao CEDOC. E após as informações coletadas o grupo deveria responder as seguintes questões:

1)      Quais as espécies documentais existentes no CEDOC?

As espécies documentais de acordo com o Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística de Terminologia Arquivística (2004, p.77), é uma “divisão de gênero documental que reúne tipos documentais por suas características comuns de estruturação da informação”. As espécies documentais encontradas no CEDOC foram: a) Ata; b) Ato Normativo; c) Autorização; d) Carta; e) Convite; f) Contrato; g) Edital; h) Diploma; i) Memorando e; j) Parecer.

2)      Quais as correspondentes funções de tais espécies?

A. Ata – É função da ata, registrar resumidamente as ocorrências, deliberações, resoluções e decisões de reuniões ou assembleias.

B. Ato Normativo – É função de o ato normativo informar um comando geral, normas gerais e abstratas, como o regulamento, o decreto, o regimento e a resolução.

C. Autorização - Responsável por garantir que apenas usuários autorizados consumam, adquiram, façam algo.

D. Carta – Transmitir informações pessoais, comunicação, confirmar os termos do acordo verbal e outros.

E. Convite - Informar ao convidado sobre algum evento.

F. Contrato – Utilizado para atestar um acordo de duas ou mais vontades, destinada a estabelecer uma regulamentação de interesses entre estas partes.

G. Edital – Informar sobre determinações, avisos, posturas, datas, citações, etc., e que se afixa em lugares públicos ou se anuncia na imprensa para conhecimento geral, ou de alguns interessados.

H. Diploma - Reconhecer ou se conferir oficialmente um privilégio, um título, uma dignidade, um poder.

I. Memorando - Comunicação entre unidades, divisões ou setores de uma instituição ou empresa.

J. Parecer – Expressar uma opinião sobre determinada situação que exija conhecimentos técnicos

3)      Quais os tipos documentais existentes no CEDOC?

Tipo documental é espécie mais função, sendo assim os tipos documentais encontrados pelo grupo foram: a) Ata de reunião; b) Ato Normativo da Reitoria; c) Autorização de requerimento de material; d) Carta de agradecimento; e) Convite de eventos, Convite de congressos; f) Contrato de Professores e outros funcionários da UnB; g) Edital de inscrição e Edital de divulgação; h) Diploma de curso; i) Memorando de requisição e; j) Parecer de atividade técnica.

4)      Relacione as séries documentais do arquivo do CEDOC com as respectivas fases do ciclo de vida, de acordo com a teoria das três idades.

A teoria das três idades inclui as fases corrente, intermediária e permanente e no arquivo do CEDOC os documentos estão dispostos da seguinte forma nesse ciclo documental:
Corrente:

            Segundo o Dicionário de Terminologia Arquivística (DTA 1996, p. 6), é o "conjunto de documentos estritamente vinculados aos objetivos imediatos para os quais foram produzidos e recebidos no cumprimento de atividades fim e meio e que se conservam junto aos órgãos produtores em razão de sua vigência e da frequência com que são por eles consultados". No CEDOC os documentos relativos à Autorização de Requerimento de Material, Memorando de Requisição e Parecer de Atividade Técnica estão na fase corrente. 

       Intermediário:

                   Segundo o Dicionário de Terminologia Arquivística (DTA 1996, p. 6), é o "conjunto de documentos originários de arquivo corrente, com uso pouco frequente, que aguardam, em depósito de armazenamento temporário, sua destinação final" (DTA 1996, p. 7). Os documentos de Ata de Reunião, Ato Normativo da Reitoria, Carta de Agradecimento, Convite de Evento, Convite de Congresso, Diploma de curso, Edital de divulgação, Edital de inscrição, Memorando de requisição e Parecer de atividade técnica estão na fase intermediário do CEDOC. 

       Permanente:

                   "Conjunto de documentos custodiados em caráter definitivo, em função do seu valor" (DTA 1996, p. 8). No CEDOC estão presentes nessa fase alguns documentos, como, por exemplo: Ato Normativo da Reitoria, Contrato de professores, Diploma de curso, Edital de divulgação, Edital de inscrição, Parecer de Atividade Técnica,

5)      Sugira um plano de classificação para os documentos do CEDOC.

            Como sugestão de Plano de Classificação, apresentamos O Plano de Classificação de Documentos desenvolvido pela equipe técnica do Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo. Esse instrumento é utilizado para classificar os documentos de arquivo agrupando-os de acordo com o órgão produtor, a função, a subfunção e a atividade responsável por sua produção ou acumulação. Com a elaboração do Plano, foi possível a padronização da denominação dos documentos, bem como a recuperação de seu contexto de produção. As Comissões de avaliação de documentos de arquivo deverão propor critérios para orientar a seleção de amostragens dos documentos destinados à eliminação e comunicar o responsável pelo CEDOC uma eventual existência de outros documentos de arquivo produzidos em decorrência de atividades não indicados no plano de classificação para sua incorporação e a comunicação deverá ser obrigatoriamente acompanhada pela proposta de temporalidade devidamente justificada. Como exemplo:

Função: 01 ORGANIZAÇÃO ADMINISTRATIVA

Subfunção: 01.01 Ordenamento jurídico

Atividade: 01.01.01 Elaboração de atos normativos

Documento: 01.01.01.01 Decreto, estatuto, código, regulamento, regimento, instrução

normativa, norma, resolução, deliberação, portaria

6)      Que ações arquivísticas poderiam ser implantadas no CEDOC?

Com a visita ao CEDOC e aos locais onde os documentos ficam armazenados foi possível concluir que algumas ações precisam ser feitas arquivisticamente, como: Mudança de suporte antes que informações se percam em materiais em que já não é possível recupera-los. Instalações apropriadas com controle de temperatura e umidade diferentes para a necessidade de conservação de cada tipo de suporte (papel fotográfico, microfilme, entre outros). Gestão mais eficaz dos documentos em fase corrente, como, por exemplo, na adoção de um protocolo único, onde os documentos pudessem ser classificados na entrada e, também uma forma de classificação na origem, nos setores da universidade. Pesquisa em cada setor da universidade para levantamento das atividades arquivisticas a fim de melhorar o fluxo da informação e facilitar a classificação dos respectivos documentos.

Referências:

Arquivo Público do Estado de São Paulo. Disponível em:<http://www.arquivoestado.sp.gov.br/publicacoestecnicas.php>. Acesso em: 16 maio 2012.

ARQUIVO NACIONAL. Subsídios para um DICIONÁRIO BRASILEIRO de Terminologia Arquivística. Rio de Janeiro: Arquivo Nacional, 2004. Atas de Reunião. Disponívei em: http://www.colegioweb.com.br/portugues/atas-de-reuniao.html. Acesso em: 15 maio 2012.

Atos normativos: conceitos básicos. Disponível em:< http://www.interlegis.leg.br/processo_legislativo/20040422153337/leis.htm#E38E1>. Acesso em: 14 maio 2012.

Dicionário online de português. Disponível em:< http://www.dicio.com.br/diploma/>. Acesso em: 16 maio 2012.

Direito civil: contratos. Disponível em:< http://www.angelfire.com/mt/ricardoprado/contrato.html >. Acesso em: 13 maio 2012.

Entendendo os atos administrativos. Disponível em:< http://www.observatoriosocialdobrasil.org.br/informativo/7.pdf>. Acesso em: 14 maio 2012.

Significado de edital. Disponível em:<http://www.significados.com.br/edital/>. Acesso em: 14 maio de 2012.